Rozhodli jste se pro uspořádání konference a nechcete udělat zbytečnou chybu, kvůli které by událost nemusela dopadnout dle původního očekávání? Pak se vám budou hodit následující tipy a doporučení. Zejména v případě, kdy s akcí tohoto druhu nemáte mnoho předchozích zkušeností.
Sestavte si podrobný plán
Jaký konkrétní přínos od konference čekáte? Ať už je to zvýšení zájmu o produkt/službu, akvizice nových klientů či jiný efekt, v prvé řadě vytvořte plán se všemi podrobnostmi. Vytyčte si cíle a snažte se na ně dosáhnout. Budete-li mít přesnou podobu akce takto sepsanou, minimalizujete tím riziko, že ve spěchu zapomenete na něco důležitého.
Vyberte vhodné místo
Jak vypadají ideální konferenční prostory? Mají dostatečnou kapacitu a hosté se v nich nemačkají jako sardinky. Zároveň jistě ocení určitou míru komfortu, dobrou dopravní dostupnost a v neposlední řadě i zdánlivé drobnosti – například v podobě přístupu k elektrické síti, vysokorychlostního internetu apod.
Tip: Chcete-li na účastníky konference zapůsobit, vyberete si za místo konání hotel Praha s dobrým jménem.
Zajistěte občerstvení
Ačkoliv většina lidí nenavštěvuje konference kvůli jídlu a pití, občerstvení by na konferenci rozhodně chybět nemělo. Naopak je vhodné, abyste zajistili, aby měli dobrou kávu, nealkoholické nápoje a něco na zakousnutí k dispozici po celou dobu. Spoustu času vám ušetří kvalitní cateringová služba, kterou často provozují i samotné hotely.
Dejte ostatním o konferenci vědět
Můžete se snažit sebevíc, ale bez propagace bude vaše snaha marná. Proto ostatní včas uvědomte o všech podrobnostech a nebojte se jim den či dva před termínem připomenout. Ovšem pozor – odešlete-li pozvánky příliš brzy, může se stát, že je většina lidí někam založí. Musíte zkrátka dobře vystihnout správný čas.
Než budu pořádat nějakou konferenci, potrvá to dloouho, myslím ale, že obdobný návod se dá použít i při prezentacích školního projektu nebo propagaci různých zájmových kroužků. Díky :)
Nedávno jsem e jedné konference účastnila a už vím, proč jsem tam usínala. Když totiž projdu všechny ty body, myslím, že řečník nebyl připravený, místa bylo málo, takže polovina lidí stála a co se týče občerstvení, bylo nám řečeno, že kafe došlo. :( Asi pana autora odkážu a váš článek.
Za pár dní mě čeká důležitá přednáška na lékařské téma a jsem z toho trochu nervozní. Přečtení tohoto článku mě inspirovalo, i když nervozita moc neopadla. Snad mi rady pomohou nepokazit co se dá. :)