Rozhodli jste se pro uspořádání konference a nechcete udělat zbytečnou chybu, kvůli které by událost nemusela dopadnout dle původního očekávání? Pak se vám budou hodit následující tipy a doporučení. Zejména v případě, kdy s akcí tohoto druhu nemáte mnoho předchozích zkušeností.
Sestavte si podrobný plán
Jaký konkrétní přínos od konference čekáte? Ať už je to zvýšení zájmu o produkt/službu, akvizice nových klientů či jiný efekt, v prvé řadě vytvořte plán se všemi podrobnostmi. Vytyčte si cíle a snažte se na ně dosáhnout. Budete-li mít přesnou podobu akce takto sepsanou, minimalizujete tím riziko, že ve spěchu zapomenete na něco důležitého.
Vyberte vhodné místo
Jak vypadají ideální konferenční prostory? Mají dostatečnou kapacitu a hosté se v nich nemačkají jako sardinky. Zároveň jistě ocení určitou míru komfortu, dobrou dopravní dostupnost a v neposlední řadě i zdánlivé drobnosti – například v podobě přístupu k elektrické síti, vysokorychlostního internetu apod.
Tip: Chcete-li na účastníky konference zapůsobit, vyberete si za místo konání hotel Praha s dobrým jménem.
Zajistěte občerstvení
Ačkoliv většina lidí nenavštěvuje konference kvůli jídlu a pití, občerstvení by na konferenci rozhodně chybět nemělo. Naopak je vhodné, abyste zajistili, aby měli dobrou kávu, nealkoholické nápoje a něco na zakousnutí k dispozici po celou dobu. Spoustu času vám ušetří kvalitní cateringová služba, kterou často provozují i samotné hotely.
Dejte ostatním o konferenci vědět
Můžete se snažit sebevíc, ale bez propagace bude vaše snaha marná. Proto ostatní včas uvědomte o všech podrobnostech a nebojte se jim den či dva před termínem připomenout. Ovšem pozor – odešlete-li pozvánky příliš brzy, může se stát, že je většina lidí někam založí. Musíte zkrátka dobře vystihnout správný čas.
